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Für die ordnungsgemässe Wahl eines Verwalters muss zunächst eine Eigentümerversammlung durch eine schriftliche Einladung einberufen werden. Diese kann nur stattfinden, wenn mindestens 51% der Eigentümer oder ihre Vertreter anwesend sind. Alle getroffenen Beschlüsse sowie die Wahl der verantwortlichen Person/en (Verwalter/Verwaltungsgremium) benötigen die absolute Mehrheit und werden schriftlich in dem Protokollbuch festgehalten. Dieses muss im Anschluss an jede Versammlung notariell beglaubigt werden. Die Aufgaben einer Wohnungseigentumsverwaltung sind sehr komplex und erfordern umfassendes Immobilien-Wissen, Organisationstalent und kaufmännische  sowie technische Fähigkeiten.

 

FINEST PROPERTIES TURKEY leistet hier umfassende Aufklärung- und Unterstützungsarbeit bei hilfesuchenden Wohnungseigentümern.

 

Hauptversammlung

Einmal im Jahr, vorzugsweise im Januar, findet eine Hauptversammlung der Eigentümer statt. Gerade bei Ferien- / Wohnanlagen im Ausland ist es, aufgrund vieler ausländischer Eigentümer, nicht immer einfach, alle auf einen Termin zu bekommen. Wie aber ist nun eine ordnungsgemässe und rechtsgültige Wohnungseigentumsverwaltung zu gründen?

 

Eigentümerversammlung

Eine Einladung zur Eigentümerversammlung wird zeitig den Eigentümern per Post zugestellt. Zum festgesetzten Termin sollten wenigstens 51% der Eigentümer anwesend sein damit die Versammlung stattfinden kann. Ist dieses nicht der Fall, wird ein zweites Treffen vereinbart, das vom Abstand her nicht weniger als 7 Tage und nicht mehr als 15 Tage vom ersten Termin entfernt sein darf. Diese Regelung ist auch für alle folgenden Sitzungen und Beschlüsse massgeblich. Mieter dürfen anwesend sein, haben aber in der Regel kein Stimmrecht es sei denn, sie haben eine offizielle Vollmacht, den Eigentümer in seinem Namen zu vertreten.
Ein notariell beglaubigtes Protokoll- und Kassenbuch ist vorgeschrieben und muss vor der Versammlung bereit gehalten werden. Ein zu Beginn bestimmender Vorsitzender  führt und koordinieret die Versammlung und legt eine Besprechungsagenda an.

 

Die wichtigsten Tagesordnungspunkte der Eigentümerversammlung

• Der Verwaltungsbeirat wird bestimmt und mehrheitlich gewählt. Er besteht aus einem Verwalter, Verwalterassistent, Sekretär, Kassenwart, Kontrolleur und Mitglieder.

• Festlegen der Zuständigkeit und der Aufgaben des Verwalters.

• Ausarbeitung und Festlegung des Budgets

• Richtlinien der Hausordnung

• Bestimmung des Personals wie Hausmeister, Gärtner, Wachmann, Elektriker usw.

 

Alle besprochenen Punkte müssen mehrheitlich verabschiedet werden, in das Protokollbuch eingetragen und nach der Sitzung notariell beglaubigt werden.

 

Aufgaben des Verwalters

Die komplexen und vielfälltigen Aufgaben eines Verwalters sind im Wohnungseigentumsgesetz Nr. 634 Artikel 35 festgesezt und lauten unter anderem wie folgt:

• Die Vorbereitung und Durchführung der min. jährlich stattfindenen Eigentümerversammlung.

• Einstellung und Einarbeitung des Personals sowie ständige Kontrolle der ihnen zugewiesenen Aufgaben

• Frühzeitige Mitteilung wichtiger Informationen in Form von Aushängen und Rundschreiben.

• Einrichtung eines Bankkontos auf seinen Namen aber mit dem dem Verwendungszweck Hausverwaltung XY.

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter erstellen.

• Erstellung eines jährlichen Wirtschaftsplans

• Detailierte Abrechnung des vergangenen Wirtschaftsjahres. Die Prüfung wird zusammen mit dem Verwaltungsgremium durchgeführt.

• Schlüssige Verbuchung aller Geldein- sowie Geldausgänge.

• Bei rückständigen Zahlungen die Durchführung des Mahnverfahrens durch Klage bis hin zum Hypothekeneintrag.

• Abschluss von Wartungs- und Instandhaltungsverträgen für Aufzüge, Pool, Strom- und Wasserinstalationen.

• Abschluss von Versicherungen für z.B. Gebäude, Erdbeben, Haftpflicht etc. invlusive sämtlichen Schriftverkehrs infolge einer möglichen Schadensregulierung. 

• Überprüfung der Einhaltung von Sicherheitsmassnahmen bezüglich Unfallschutz, Fluchtwege etc.

• Das Einholen von Handwerkerangeboten sowie die Überwachung der korrekten Ausführung im Sinne der Gemeinschaft.

 

Fazit

Die Wartung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentum soll dem Alterungsprozess der Immobilie entgegenwirken und den Wertverlust vermeiden.

 

Dieses erfordert eine kontinuierliche und kompetente Bewirtschaftung und Pflege des Objektes. Schäden, die aus Nachlässigkeit und Unwissenheit am Gebäude entstehen können, verursachen im Nachhinein meist hohe Kosten oder sind nicht mehr zu beheben. Daher ist es sinnvoll, sich von Anfang an für eine professionelle Verwaltung zu entscheiden.

 

Gerade bei Immobilien, die durch internationale Eigentümer und Mieter bewohnt werden, ist hier eine mehrsprachige Hausverwaltung von grossem Vorteil. Nur wenn jeder Bewohner in seiner Sprache darin aufgeklärt wird, welche Rechte und Pflichten er in der Hausgemeinschaft zu befolgen hat, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Wege.